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Checklisten für die Projektplanung

Nicht immer kann man sich als Webdesigner darauf verlassen, mehrere Kundentermine für die sorgfältige Planung einer Webseite zu erhalten. Noch seltener ist der Idealfall gegeben, dass der Kunde auch noch für die Phase der Webseiten-Konzeption Zeitressourcen erübrigt. Je kleiner das Projekt, umso größer liegt der Fokus auf die Effektivität der Kundentermine – durchaus auch im Sinne des Webdesigners, der ebenfalls seine Zeitressourcen im Blick haben muss.

Die Kommunikationswege machen es heute möglich, überregionale Aufträge entgegenzunehmen, auch ohne direkten Kontakt zum Kunden. Optimal ist jedoch mindestens ein direktes Gespräch. Die nonverbale, zwischenmenschliche Begegnung, das gegenseitige Kennenlernen, vielleicht ein gemeinsames Mittagessen – all das sind Aspekte aktiver Kundenkommunikation, die durch kein Medium ersetzt werden können. Umso wichtiger ist die sorgfältige Planung des Kundengespräches, um nicht mit leeren oder nur halbvollen Händen heimzufahren und dann doch wichtige Konzeptfragen über Telefon und E-Mail klären zu müssen.

Die richtigen Fragen: Checklisten

In meinem Artikel zur erfolgreichen Gesprächsführung wurde bereits die Notwendigkeit erwähnt, dass man sich auf gleicher Augenhöhe und auf dem Niveau der Medienkompetenz des Kunden bewegen sollte. Eine professionelle Checkliste ist für den Webdesigner hier das perfekte Instrument für die Planung und Konzeption von kleinen und mittleren Projekten.

Vorteile von Checklisten:

• Qualifizierung der Medienkompetenz des Kunden
• Transparenz der Anforderungen
• Sachliche Kommunikation durch standardisierte Fragestellungen

Als Webdesigner trifft man immer wieder auf verschiedene Kundentypen mit unterschiedlichen Kompetenzen und differenzierten Anforderungen an eine Webseite. Ein standardisierter Fragenkatalog macht aus dem Kunden zwar keinen Stereotypen, aber er garantiert einen sachlichen Umgang mit den Inhalten und allen anderen Aspekten des Projektes.

Sachlichkeit und Zeit

Die Checkliste ist ein Instrument, um sachlich Informationen zu verarbeiten – das heißt, sie ist wertfrei zu verwenden. Das bedeutet, die Fragen sollten eindeutig, klar und konkret formuliert sein. Diskussionen sollten ebenso vermieden werden wie die Notwendigkeit von langen Erklärungen durch den Webdesigner. Wichtig ist, dass die Checkliste ungestört und konzentriert abgearbeitet werden kann. Der Katalog ist eine logische Abfolge von Fragen, die Gesprächspartner sollten deshalb genügend Zeit mitbringen. Mindestens zwei Stunden sollte der Zeitrahmen betragen, ansonsten ist ein anderer Termin vorzuziehen.

Sinnvoll ist eine Basis-Checkliste, die dann für bestimmte Kundentypen und Anforderungen individualisiert werden sollte. Die Frageliste für die Entscheidergruppe in einem Unternehmen hat anderes zu sein als die Liste für den Vorsitzenden eines Vereins oder für die Gremien einer Kommune.

Die Basis-Checkliste

Durch verschiedene Themenbereiche lässt sich eine Checkliste gut strukturieren und schnell individualisieren.

Bereich Inhalte und Zielgruppe: Funktion und die Inhalte der späteren Webseite

• Gibt es einen Bereich, der in der Außendarstellung und in der Webseite besonders hervorgehoben werden soll?
• Was ist Ihre wichtigste Zielgruppe?
• Aus welchem regionalen Bereich kommt Ihre Zielgruppe?
• Welche Inhalte sind Ihrer Meinung nach für die Zielgruppe am wichtigsten?

Bereich Leitbild: Motivation und das Selbstverständnis des Kunden

• Notieren Sie fünf bis zehn Begriffe, die Ihre Tätigkeit am besten beschreiben; was macht Sie und Ihr Unternehmen/Verein aus, was treibt Sie täglich an?
• Welcher der Begriffe ist Ihrer Meinung nach der wichtigste?

Bereich Gestaltung und Werbemittel: Grundlagen des (Web-)Designs

• Gibt es ein ausgearbeitetes visuelles Erscheinungsbild mit Farbsystem, Hausschrift und Logo?
• Falls ja: liegen die Daten digital vor?
• Haben Sie schon Flyer, Visitenkarten und Briefpapier?
• Falls ein visuelles Basiskonzept für die Webseite ausreicht – welche Farbrichtung bevorzugen Sie: Vollfarben, warme Mischtöne oder kühle Mischtöne?
• Haben Sie eine Hausschrift (z. B. Times New Roman oder Arial)?

Bereich Webseite: Medienkompetenz, Wünsche, Anforderungen des Kunden

• Können Sie Webseiten nennen, die Ihnen besonders gut gefallen?
• Was gefällt Ihnen daran besonders gut, was gefällt Ihnen nicht?
• Soll Ihre Adresse _www.kunde.de_ die Hauptadresse sein oder eine andere?
• Seit wann ist die jetzige Webseite ungefähr im Netz, gab es große inhaltliche Änderungen?
• Wer hat die bestehende Webseite realisiert und war der Dienstleister die ganze Zeit über für das Projekt verantwortlich?
• Was gefällt Ihnen an Ihrer Webseite besonders gut, was halten Sie für besonders gelungen?
• Haben Sie sich schon eine Grundstruktur als Navigationsliste für Ihre Webseite überlegt?

Die Checkliste in anderen Medien

Die Basis-Checkliste sollte nicht nur für Kunden- und Webseitentypen individualisiert werden, sondern auch für andere Kommunikationsmedien. Als E-Mail-Anhang sollte ein Office-Dokument nicht allzu komplex formatiert werden, und in einem Telefonat lassen sich nur Teile der Fragen abarbeiten, eine Stunde ungestörter Kommunikation ist hier auch für den Kunden die zumutbare Belastungsgrenze. Beim Versand per Post (oder als E-Mail-Anhang) ist zu überlegen, ob für den individuellen Kunden eher Lücken zwischen den Fragen oder Leerblätter zum Ausfüllen in Frage kommen.

Inhalte

Ergänzen sollte man die Checkliste mit Fragen zu den Inhalten nur dann im ersten Termin, wenn sich der Kunde zuvor konkret in diese Richtung geäußert oder sogar schon Inhalte weitergereicht hat. Viele Kunden machen sich erst dann intensive Gedanken zu den Inhalten, wenn sie darauf gestoßen werden, meistens stehen Gestaltung und Aussehen der Webseite im Vordergrund.

Im Laufe des Abarbeitens erfährt man schnell, über welche Medienkompetenz der Kunde verfügt, wie intensiv er sich mit dem eigenen Projekt auseinandergesetzt hat und welche Anforderungen er an das Projekt stellt. Die Summe der Informationen bildet eine ideale Basis des Webdesigners, um das weitere Vorgehen genau zu planen. Es ist damit gleichzeitig eine wichtige Grundlage für die Angebotserstellung und für die Konzeptionsphase.

Über den Autor

Nils Pooker war im Kunstbereich tätig und arbeitet als selbständiger Webdesigner in Preetz (Schleswig-Holstein). Er ist Fachbuchautor und hält Vorträge zu Kommunikation, Projektmanagement und Webdesign.

Info:

Checklisten für die Projektplanung ist Beitrag Nr. 489

Autor:

Nils Pooker am 20. Dezember 2008 um 07:00

Kategorie:

Adventskalender 2008

Kommentare

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1. 1.
   

   Kleiner Hinweis hinterher:
   Bei kleinen Projekten ist in der Regel der Auftraggeber, auch der Entscheider. Bei größeren Aufträgen, muss der Ansprechpartner nicht immer der Entscheider sein. Verantwortlichkeiten im Unternehmen sollte man im Vorfeld abklären. Die Vorstellungen des Marketingleiters müssen, nicht immer identisch mit denen vom Entscheider sein. Der "Chef" muss schließlich über das Angebot entscheiden.

   Das sollte man auch im späteren Projektverlauf beherzigen, in der Konzeption und wenn es um Abnahmen geht. Häufig ist der erste Ansprechpartner nicht immer der Entscheider.

   Checklisten sind gut, eigene Recherche sollte nicht vergessen werden.
   Die eigene Recherche ist ein wichtiger Punkt. Wenn man in das erste Gespräch mit den Kunden geht, ist es sinnvoll, im Vorfeld ein paar Informationen zum Unternehmen und zur Branche zu sammeln. Die Situation ist ähnlich wie bei einem Bewerbungsgespräch. Der Kunde möchte eine professionelle Dienstleistung und der Designer oder die Agentur möchte den Auftrag.

   Will man beim Kunden punkten ist es wichtig nicht nur die Medienkompetenz des Kunden abzufragen, sondern in den richtigen Momenten die passenden Fragen stellen und sein eigenes Wissen, z.B. über die Branche zeigen. Für den Kunden ist es wichtig zu Wissen, das man sich offensichtlich mit der Geschäftsbereich auseinander gesetzt hat.

   Kommentar von Peter - 20. Dezember 2008 um 09:28

2. 2.
   

   @Peter
   Du hast natürlich recht, nicht immer ist ist der Gesprächspartner gleichzeitig der Entscheider. Gelegentlich ist der Auftraggeber auch eine Stabsstelle und damit ebenfalls nicht identisch mit dem eigentlichen Entscheider, der dann trotzdem noch dazwischengrätschen kann. Der Gesprächspartner kann auch ein externer Grafikdesigner oder eine Agentur sein – also Vermittler als Auftraggeber. Der ganze Bereich zu Kunden- und Entscheiderstrukturen inklusive Entscheidergruppen ist sehr komplex und hätte das Thema der Checklisten gesprengt.
   Richtig und wichtig ist natürlich auch die von Dir angesprochene Kundenrecherche. Diese Arbeit im Vorfeld des Kundengesprächs sollte man aber bei jedem professionell arbeitenden Webdesigner voraussetzen. Dennoch ersetzen auch die besten Recherchen nicht die direkten Aussagen im Gespräch – zumal diese Informationen auch "offizielle" Aussagen des Kunden/Ansprechpartners dokumentieren.

   Kommentar von Nils Pooker - 20. Dezember 2008 um 14:11

3. 3.
   

   @Nils

   die Kundenrecherche habe ich angesprochen, weil ich zum Teil anderes erlebe. Hin und wieder höre ich im Gespräch mit Kunden, dass er in der Vergangenheit mit Webdesignern oder Agenturen zu tun hatte, die unvorbereitet in Gespräche gegangen sind. Als Kunde hat man den Anschein, dass Sie keinen blassen Schimmer von der Branche hatten.

   Ich würde sagen, ein gutes Erstgespräch ist eine Kombination aus Recherche und Informationen aus der erster Hand, also direkt vom Kunden.

   p.s. schöner Artikel

   Kommentar von Peter - 20. Dezember 2008 um 14:58

4. 4.
   

   @Peter

   Stimmt, es ist leider immer wieder erstaunlich, wie unvorbereitet manche Webdesigner noch immer ins Kundengespräch gehen. Ein ähnliches Erlebnis wie Du hatte ich letzte Woche auch – dann heißt es fremdschämen und schnell wieder den Ruf unserer Branche gerade biegen…

   Kommentar von Nils Pooker - 20. Dezember 2008 um 15:05

5. 5.
   

   Für wie sinnvoll hältst du denn Pflichten- und Lastenhefte in diesem Bereich, auch im Hinblick auf die Sender-Empfänger-Problematik. Man hätte schriftlich fixierte Vereinbarungen, der Kunde weiß im Voraus, was er zu erwarten hat und der Developer hat eine klar strukturierte Vorgehensweise parat. Es scheint das solche Mittel evtl. keinen Gestaltungsspielraum zuließen, allerdings kann man dann wiederum mit dem Kunden in Kontakt treten und zu ändernde Dinge dezidiert besprechen, weil beide Seiten genau wissen an welchem Punkt sie sich befinden. Meines Erachtens macht sich demnach der investierte Mehraufwand zu Projektbeginn schnell bezahlt. Zudem kann man damit lästige Diskussionen über Nacharbeiten verhindern und sich einigen Ärger ersparen.

   Kommentar von Sven - 9. Januar 2009 um 12:58

6. 6.
   

   @ Sven

   Das Problem bei der Erstellung von Pflichten- und Lastenheften ist nicht, dass sie nicht sinnvoll eingesetzt werden können. Sinn und Relevanz sind unbestritten – auch als Mittel zur Absicherung des Leistungsumfangs. Pflichten- und Lastenhefte sind unentbehrlich für die Arbeit in Teams und sinnvoll bei heterogenen Entscheiderstrukturen, d.h., wenn man für verschiedene Projektabschnitte auch mit mehreren Ansprechpartnern zu tun hat.
   Das Problem ist ja, dass viele Kunden die Pflichtenhefte nicht einmal richtig durchlesen; ein arbeitsreicher Aspekt der Konzeptionierung also, die in der schnöden Realität doch ganz anders umgesetzt wird. Bei kleinen Projekten macht aber genau dieser Aufwand einen großen Teil der Konzeptionierung aus. Die Realität siht dann meistens so aus: Da greift der Kunde zum Telefonhörer und klärt inhaltliche Fragen direkt. Und aus den festgesetzten Deadlines für die Lieferung relevanter Inhalte, bzw. finaler Entscheidungen zur Abnahme von Einzelleistungen bleibt oft nicht mehr übrig als eine Wunschvorstellung des Webdesigners, festgehalten auf Papier. Will man sich mit einem Kunden auch noch um die Inhalte eines Pflichtenheftes streiten? Eher nicht.

   Mit einer umfangreichen Checkliste lernt man den Kunden richtig kennen, jenseits von einstudierten Gesprächsabläufen, üblichen Floskeln und üblichen Absichtserklärungen. Ist der Kunde gut strukturiert, dann eignet er sich auch für die Praxis von Pflichten- und Lastenheften.

   Die Inhalte des Pflichten- und Lastenheftes, also Lieferung von Web-Inhalten, Leistungsumfang, Änderungsphasen, Fristen und die Notwendigkeit zeitnaher Kundenabnahme kann man auch in Angebot und Auftragsbestätigung mit wenigen Sätzen darlegen.

   Kommentar von Nils - 9. Januar 2009 um 14:44

7. 7.
   

   Obwohl ich erst jetzt auf den Artikel aufmerksam geworden bin, danke ich für die vielen Anregungen, damit ein Webprojekt für alle 3 Beteiligten erfolgreich verläuft.

   Ralph

   Kommentar von Ralph - 24. Januar 2009 um 08:55

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